09:05 MANAGEMENT

Planung und Organisation: Immer alles im Griff?

Teaserbild-Quelle: Stefan Bayer_pixelio.de

Chaos am Arbeitsplatz, Berge unerledigter Aufgaben, ständig neue Anfragen, nicht enden wollende Besprechungen. Manchmal scheint es unmöglich, alle Aufgaben zu bewältigen. Zeitmanagement und die richtige Arbeitstechnik können helfen, die Effektivität und Produktivität zu steigern und damit die Arbeit gelassener und souveräner zu meistern.

Voller Terminkalender

Quelle: Margot Kessler_pixelio.de

Ein zu voller Kalender gestattet keine Terminabweichungen. Kommen unerwartete Aufgaben hinzu, sind nicht erledigte Aufgaben vorprogrammiert.

Manche Tage scheinen wie verhext: Bereits am Morgen stapeln sich Post und Papiere auf dem Schreibtisch, der Computer signalisiert das Ende der Kapazität beim E-Mail-Eingang, zudem stehen Besprechungen und Aussentermine auf dem Kalender. Schon bei Arbeitsbeginn ist klar, dass der Grossteil der Arbeiten liegenbleiben wird, selbst wenn einige Überstunden angehängt werden.

Sind solche Tage eher Ausnahmen, wirkt der kurzzeitige Stress vielleicht sogar leistungsoptimierend. Auf die Dauer ist er aber kontraproduktiv und man muss etwas dagegen tun, sonst ist die Gesundheit gefährdet. Viele merken erst kurz vor dem Burnout oder gar danach, dass sie besser vorher die Handbremse gezogen hätten. Ein Seminar des Weiterbildungsforums Bau und Wissen zum Thema «Zeitmanagement und Arbeitstechnik» widmete sich diesem Problem. Das Ziel der Veranstaltung war, für besonders anspruchsvolle Zeiten eigene Techniken zu entwickeln, um die Effektivität und Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Arbeit gelassener und souveräner zu meistern.

In der Regel ist es nicht allein der Arbeitsalltag, der Stress und Druck verursacht. Auch das Privatleben mit Familie, Partner und Freunden oder das geplante Freizeitprogramm beeinflussen den Tagesablauf. «Ich habe beim Betriebswirtschaftsstudium mit Familie und Kleinkind gemerkt, wie schwierig es oft ist, alles unter einen Hut zu bekommen», berichtet Seminarleiter Christian Grütter. Ist die zur Verfügung stehende Zeit knapp, sei es besonders wichtig, diese effizient zu nutzen.

Jeder muss dabei seinen persönlichen Weg finden. Dafür benötigt es Selbstkompetenz, die unter anderem auf Selbstmanagement und -organisation, Motivation, einem Zeitmanagement sowie Lern- und Leitungsbereitschaft beruht und Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein voraussetzt. Das Ziel des Selbstmanagements ist, Leistungsfähigkeit und -bereitschaft, Wohlbefinden und Balance zu fördern und langfristig zu erhalten.

Möglichst effizient arbeiten

Der Arbeitsalltag wird in den wenigsten Fällen von gleichbleibenden Tätigkeiten geprägt. Selbst dann gibt es Dinge, die dringend erledigt oder bevorzugt behandelt werden müssen und dabei den gesamte Ablauf durcheinanderbringen. Arbeitsvolumen und Zeitdruck steigen, die Tätigkeiten werden zunehmend komplexer. Doch wie behält man den Überblick bei all den vielen Ablenkungen, die auf einen einstürmen? Hier heisst es, Prioritäten zu setzen: Was ist wichtig bei meiner Arbeit, was kommt zuerst? Ein grosser Teil von Stresssituationen entsteht durch die eigene Einstellung, wird vor allem durch Perfektionismus selbst aufgesetzt. Niemand kann alles auf einen Schlag erledigen und immer für jedermann verfügbar sein.

Eine Planung ist deshalb umso wichtiger. Indem man den Arbeitsalltag anders gestaltet, kann man Stress vorbeugen oder ihn zumindest reduzieren. «Der Mensch fällt täglich rund 20 000 Entscheidungen, mehr als jemals zuvor. Seine Aufmerksamkeit steht unter Dauerbeschuss, das bedeutet ständiger Energieverlust», so Christian Grütter. «Um zu vermeiden, komplett ausgepumpt zu werden, sollte sich jeder klarmachen, was für ihn bei der Arbeit und im Leben wichtig ist und welche Ziele er anstrebt und erreichen will. Dann kann man auch Prioritäten setzen.» Wichtig sei vor allem, immer wieder die Batterien aufzuladen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten – Zeit mit Familie, beim Hobby und Sport oder Ferien.

Ein gutes Zeitmanagement ermöglicht, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst optimal zu nutzen. Mit einer guten Planung gelingt es, die eigene Effektivität und Produktivität zu steigern und die Arbeit gelassener anzugehen. Konzentriertes Arbeiten und «bei der Sache bleiben» kann geplant werden, indem man jegliche Unterbrechungen oder Störfaktoren für eine bestimmte Zeitspanne ausschliesst. Dies wiederum erlaubt mehr Flexibilität und Kreativität in den verbleibenden Zeiten. «Man muss sich immer bewusst sein, dass trotz guter Planung vieles dann doch ganz anders läuft, und mit unvorhergesehenen Sachen rechnen. Dann ist Improvisation im Notfall gefragt», sagt Grütter.

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