Tue Gutes und sprich darüber
Grosse Bauprojekte im öffentlichen Raum werden zunehmend komplexer. Sie verlangen deshalb nach guter Projektkommunikation – unabhängig davon, ob es sich um Hoch-, Tief- oder Infrastrukturbauten handelt. Diese Erkenntnis wird in der Praxis zwar immer häufiger anerkannt, aber (noch) nicht konsequent umgesetzt.
Quelle: zvg
56,5 Millionen Franken kostete das 2009 fertiggestellte Schulhaus Leutschenbach. Eine gute Projektkommunikation dürfte massgeblichen Anteil daran gehabt haben, dass die Stadtzürcher Stimmbürger 2005 den Objektkredit bewilligten.
Wer sich heute mit Bauprojekten im öffentlichen Raum beschäftigt, trifft auf viele Herausforderungen. Die Zahl der Anspruchsgruppen hat zugenommen. Neben der internen Projektkommunikation muss auch ein Dialog mit externen Stakeholdern gepflegt werden: von Anwohnern und Investoren über politische Vertreter und Interessenverbände bis hin zur medialen Öffentlichkeit. Der Austausch von Informationen zwischen diesen unterschiedlichen Bezugsgruppen erfordert gut organisierte Kommunikationsprozesse. Werden in einem Bauvorhaben Verkehrsflüsse tangiert, so wird die Projektkommunikation noch komplexer. Einschränkungen der Mobilität nehmen die Bürger nur ungern in Kauf.
Drei weitere Ursachen für die steigende Komplexität von öffentlichen Bauprojekten ortet Rolf H. Meier, Leiter der Abteilung Tiefbau im Departement Bau, Verkehr und Umwelt des Kantons Aargau: «Die Kommunikationsbedürfnisse haben sich stark verändert. Erstens übten die Behörden früher mehr Autorität aus als heute. Wenn der Kanton etwas anordnete, wurde es meist durchgeführt. Heute ist das Ganze viel komplexer, das Mitspracherecht ist sehr breit abgestützt und wird auch genutzt. Vieles muss erklärt und gerechtfertigt werden. Zweitens hat die Öffentlichkeit heute dank dem Internet die Möglichkeit, viel aktiver am Baugeschehen teilzunehmen. Wer beispielsweise Einsprache erheben will, findet innert Kürze sämtliche Formulare und Infos als Download im Netz. Jeder wird somit zum Experten. Und nicht zuletzt verkauft sich die Baubranche noch viel zu passiv: Ein Projekt muss aktiv angepriesen werden, damit die Leute dessen Nutzen verstehen. Dies erfordert ein durchdachtes Kommunikations- und Marketingkonzept.»
Der Zeitpunkt entscheidet
Kommunikation muss frühzeitig beim Bauprojekt ansetzen. Vorausschauende Massnahmen, die aktiv und frühzeitig unter Einbezug aller Stakeholder informieren, sorgen für Sicherheit und schaffen Verständnis. Während der Bauphase umgesetzte Massnahmen verlaufen meist reibungslos. Die Schwierigkeit liegt in der Planungsphase, respektive in der Zeit davor. «Vor dem Projektstart geht es darum, verschiedene Interessensgruppen zusammenzuführen. Deren Bedürfnisse müssen vor der Projektierung abgeholt und die Leute persönlich involviert werden», meint Rolf H. Meier. Dies bestätigt auch Urs Spinner, Leiter Kommunikation des Hochbaudepartements der Stadt Zürich: «Der grösste Kommunikationsbedarf entsteht in der externen Kommunikation vor und während der Planungsphase. Hier spielen politische Prozesse eine grosse Rolle. Umso wichtiger ist es, die Kommunikation sauber aufzugleisen.»
Die interne Projektkommunikation muss immer zusammen mit der Projektorganisation definiert werden. Je mehr Beteiligte ein Projekt hat und je komplexer eine Organisation aufgebaut ist, desto höher sind die Ansprüche an die Kommunikation. Der Projektleiter ist verantwortlich für die interne Kommunikation. Sie läuft meist standardisiert und über weite Strecken gut ab. Die Regeln und Abläufe sind klar.
Externe Projektkommunikation unterstützt und sichert den planmässigen und effizienten Ablauf. Sie hilft, mögliche Hindernisse und Widerstände aus dem Weg zu räumen und bei den Betroffenen Verständnis zu schaffen. Letztlich fördert sie die Akzeptanz für ein Projekt entscheidend. Externe Kommunikation ist Bauherrenaufgabe und hoch in der Hierarchie anzusiedeln. Dadurch behält man den Überblick über das gesamte Projekt. Der Bauherr vertritt das Projekt gegen aussen. Dabei wird er oft von externen Dienstleistern unterstützt. Sie können den Bauherrn operativ unterstützen, eine externe Sicht einbringen oder Zugang zu politischen Stakeholdern ermöglichen.
Trotz der Anerkennung der wichtigen Funktion von Baukommunikation sind die Kosten ein heikles Thema und oft keine fixe Planungsgrösse. Urs Spinner: «Die Schwierigkeit besteht darin, Projektverantwortlichen zu erklären, dass Kommunikation auch etwas kostet.» Als Schwellenwert gilt: Die Ausgaben für professionelle Kommunikationsarbeit können bis rund 0,5 Prozent der Bausumme betragen. Der Einsatz mehrstelliger Beträge für kommunikative Zwecke erscheint manchem unangemessen. Doch Widerstände können ein Projekt verzögern, was massiv ins Geld gehen kann. Je höher die Kommunikationsziele angesetzt werden, desto grösser muss auch die Bereitschaft zur finanziellen Investition sein. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit.
Von Mathias Merz
Matthias Merz ist Bauingenieur und einer der besten Orientierungsläufer der Schweiz. Für seine Masterarbeit an der ETH Zürich wurde er mit dem Baubetrieb-Förderungspreis 2010 für hervorragende Arbeiten ausgezeichnet.
