Vereinfachung der Administration

Vereinfachung der Administration

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Dienstleistungs- und Produktionsbetriebe funktionieren nur dann reibungslos, wenn auch die Administration rationell und fehlerfrei arbeitet. Eine gute Arbeitszeiteinteilung und Organisation sowie ein gezielter Einsatz der Informatik bilden die Voraussetzungen.
 
Trotz guter Auftragslage geriet ein mittelgrosses Ingenieurbüro in Schwierigkeiten. Die Arbeitsweise, das Zeitmanagement des Inhabers und die Organisation genügten den durch das laufende Wachstum bedingten höheren Anforderungen an die Administration nicht mehr. Als Folge von liegen gebliebenen technischen Unterlagen trat ein die Existenz gefährdender Schadenfall ein.
 
Technische Fachleute setzen «Administration» oft mit «Verwaltungskram» gleich, was dort zutrifft, wo zu viel administriert wird (lat. administrare = verwalten).
 
Prioritäten: Täglich fallen neue Aufgaben, Daten und Informationen an. Werden diese nicht termingerecht be- und verarbeitet, sind Probleme programmiert. Die Theorie rät «das Wichtige vor dem Dringenden» zu tun und empfiehlt auch das Handeln nach dem «Pareto-Prinzip» (auch 80/20-Regel genannt). Demnach bestimmen 20 Prozent des zeitlichen Aufwandes 80 Prozent des Ergebnisses.
 
Wer Arbeitsvereinfachungen anstrebt, hat im Einzelfall abzuwägen, welches Vorgehen den grössten Erfolg verspricht.

Organsisation und Planung

Lehrbuchmässig ist die Arbeitsteilung so zu gestalten, dass die gesetzten Ziele mit einem minimalen Aufwand erreicht werden. Es sind drei Organisationsarten zu unterscheiden:
Aufbauorganisation: Es handelt sich um den statischen Zustand eines Unternehmens. Die Aufgaben, Mitarbeiter, Arbeits- und anderen Mittel sowie die Informationen bilden die Elemente.
Ablauforganisation: Diese regelt die dynamisierten Aufgaben nach bestimmten Vorgaben. Dabei kommen gegenüber der Aufbauorganisation die Dimensionen Raum, Zeit und Menge dazu.
Prozessorganisation: Diese geht von den Kernprozessen aus. Eine Aufgabe soll durch geeignete Operationen gelöst werden. Die Hierarchie wird dabei verflacht. Die funktionale Organisation tritt in den Hintergrund.
Planung: Diese hält einen Soll-Zustand und die Realisierung desselben gedanklich, aber auch in Form von schriftlichen Plänen fest und sichert die dazu erforderlichen Massnahmen und Mittel.
 
Das Gestalten und Vereinfachen von Arbeitsabläufen setzt beide Führungsinstrumente (Organisation und Planung) voraus.

Management der Zeit

Die Managementfunktionen (Zielsetzung, Planung, Entscheidung, Realisierung und Kontrolle) mit den Hilfsfunktionen (Information und Kommunikation) laufen rational geplant oder intuitiv ab. Auf Verbesserungsmöglichkeiten angesprochen, reagieren Führungskräfte oft mit dem Argument, man kenne diese, finde aber keine Zeit, sich damit zu befassen.
 
Zeitbeanspruchung: Nach Schätzungen wird ungefähr ein Drittel der Arbeitszeit durch Besprechungen, ein Viertel durch Schriftgutbearbeitung und der Rest durch verwaltungs-, sach- und problembezogene Tätigkeiten beansprucht. Diese Anteile lassen grosse Zeitsparpotenziale vermuten. Zeitmanagement: Dieses versucht die Zeit so einzuteilen und zu nutzen, dass primär die vereinbarten Ziele und Aufgaben erfüllt werden. Dabei werden die Jahresvorgaben auf die Monats-, Wochen- und Tagesplanung umgelegt. Ein konsequentes Zeitmanagement setzt grosse Selbstdisziplin voraus. Die Prüfung der eigenen Zeiteinteilung und derjenigen der Mitarbeitenden kann zu erstaunlichen Ergebnissen führen. Es gilt, die Sparpotenziale aufzuspüren und sie für produktivere Tätigkeiten zu nutzen.

Organisationstheorie und Hilfen

Theoretisch beginnt jede Rationalisierungsmassnahme mit einer Ist-Zustandsaufnahme und einer Analyse der Ausgangssituation. Auf dieser basierend werden die Zielsetzung und die Soll-Zustandsbeschreibung formuliert und geplant mit welchen Mitteln innerhalb welchen Zeitraums diese zu realisieren sind. Als Hilfen dienen Arbeitsablaufformulare, Aufgabenlisten, Bewertungen, Checklisten, Entscheidungstabellen, Flussdiagramme, Lageplanskizzen oder Tätigkeits-listen. Für ein solches Vorgehen fehlen in KMU oft die Fachkräfte, und der Beizug externer Berater ist zu teuer. Der Einbezug der eigenen Mitarbeiter bringt oft mehr.
 
Brainstorming: Zur Ideenfindung kann ein Brainstorming (englisch brain = Gehirn, storm = Sturm) beitragen. Die Mitarbeitenden denken anlässlich eines Meetings über eine Sache oder ein Problem nach und äussern spontan ihre Ideen. Diese werden unvoreingenommen notiert. Die Auswertung erfolgt durch diejenigen Personen, die für das betreffende Projekt verantwortlich sind. Es wird beispielsweise zwischen sofort, später und nicht realisierbaren Ideen unterschieden. Die Teilnehmer sollten über den weiteren Verlauf des Projektes und den Nutzen ihrer Ideen, zum Beispiel an weiteren Meetings (Workshops), informiert werden.
 
ABC-Analyse: Diese erlaubt, Aufgaben zu gewichten. A-Tätigkeiten sind wichtig und müssen mit oberster Priorität ausgeführt werden. B-Tätigkeiten sind durchschnittlich wichtig und leisten einen Beitrag zur Zielerreichung. C-Tätigkeiten sind weniger wichtig (Routinetätigkeiten) und sind darauf zu prüfen, ob sie überhaupt zukünftig von Bedeutung sind. Durch eine solche Analyse lässt sich feststellen, dass die Hälfte des kumulierten Projektaufwands durch wenige Prozente der Projekte verursacht wird oder nur wenige Prozente der Kunden zum Grossteil des Umsatzes beitragen.
 
In jeder Administration lassen sich Vereinfachungsmöglichkeiten finden. Wer sich mit der eigenen Arbeitsweise und derjenigen der Mitarbeitenden auseinandersetzt und die Abläufe, die Nutzung der Arbeitsmittel, insbesondere auch der elektronischen, auf ihre Wirtschaftlichkeit untersucht, stösst mit Sicherheit auf Sparpotenziale.Zeit: In Sitzungen, Besprechungen und Reisezeiten stecken beträchtliche Zeitsparmöglichkeiten. Diese lassen sich durch bessere Vorbereitung, Rundschreiben, E-Mails, Telefon- oder Videokonferenzen realisieren (Zeitgewinn).
 
Post: Eine speditive Bearbeitung (selbst erledigen, weiterleiten, ablegen, wegwerfen) vermeidet Sucharbeit, sofern eine einheitliche Kennzeichnung und Ablageordnung bestehen. Jeder Mitarbeitende sollte wissen, wo was zu finden ist (Transparenz).
Aufträge: Alle Angaben (Angebotssumme, Ausführungstermin, Kundendaten, Verantwortliche) werden elektronisch oder schriftlich an alle involvierten Stellen mitgeteilt. Zugleich wird die Auftragsüberwachung (von Beginn bis Ende) eröffnet (Information).
E-Mails und SMS: Diese sind schnell und billig. Sie lassen sich simultan an mehrere Personen senden und können Gespräche, Briefe oder Faxe ersetzen. Sie sollten sofort bearbeitet und juristisch korrekt gespeichert werden (Papier- und Portoeinsparung).
Internet: Durch systematische Internet-Recherchen lassen sich unter Umständen Fachliteratur-, Beratungs- und andere Kosten sparen. Eine eigene informative Website kann Werbekosten sowie telefonische oder E-Mail-Anfragen reduzieren (Kostenreduktion).
Papier: Alle Arbeitsabläufe sind auf Doppelspurigkeiten, Wirtschaftlichkeit und Papierverbrauch zu untersuchen (unnötige Orientierungskopien, E-Mail- und andere Ausdrucke). Der Einsatz von Multifunktionsgeräten lohnt sich (Papermanagement).
Scannen: In grösseren Organisationen wird der Posteingang so weit als möglich eingescannt und papierlos an die Mitarbeiter weitergeleitet. Alle Berechtigten (Codes) können auf die elektronischen Belege zugreifen (Ablaufsicherung und -kontrolle).
Informatik: Das «papierlose Büro» liesse sich theoretisch weitgehend verwirklichen. Die IT-Branche bietet dazu Computer, Drucker, Scanner, Mobiltelefone mit integrierten Digitalkameras sowie entsprechende Programme an (Evaluation).
 
Jede Vereinfachungsmassnahme bedarf jedoch vor der Einführung einer auf den Einzelfall bezogenen Abwägung der Vor- und Nachteile. Schon oft verursachten vermeintliche Vereinfachungen an einer Stelle andernorts Erschwernisse. (Max Schweizer)