Mobiler elektronischer Tagesrapport für effizientes Management

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Die Digitalisierung von analogen Prozessen ist das Kerngeschäft der Ostschweizer Sorba EDV AG. Wie Bauunternehmen damit Geld, Zeit und Ressourcen einsparen können, zeigt das Beispiel des mobilen elektronischen Tagesrapports.

Für Patrick Hardegger, Polier Hochbau bei Marty, ist der mobile Tagesrapport aus seiner Arbeit nicht mehr weg zu denken: «Dank der elektronischen Erfassung via iPad optimiere ich die AVOR und spare Zeit bei der täglichen Rapportierung. Ich kann dem Rapport auch Fotos von der Baustelle und Fotos der Lieferscheine hinzufügen.»
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Marty-Gruppe

Für Patrick Hardegger, Polier Hochbau bei Marty, ist der mobile Tagesrapport aus seiner Arbeit nicht mehr weg zu denken: «Dank der elektronischen Erfassung via iPad optimiere ich die AVOR und spare Zeit bei der täglichen Rapportierung. Ich kann dem Rapport auch Fotos von der Baustelle und Fotos der Lieferscheine hinzufügen.»

Da Bauunternehmungen komplexe Arbeitsleistungen erbringen und ganz unterschiedliche Aufwendungen haben, ist ein sauberes Rapportwesen Voraussetzung für ein wirtschaftliches Baustellen-Management.

«Mit dem mobilen Tagesrapport wird einerseits die Qualität der Rapporte markant besser, da oft mit Vorlagen gearbeitet wird und diese einfach auszufüllen und zu lesen sind. Andererseits sinkt der Aufwand fürs Rapportieren, weil die Erstellung viel einfacher ist und im Büro die Rapporte schneller verarbeitet werden können. So ist es möglich, rund einen Tag Büroarbeit in der Woche einzusparen, was insbesondere bei KMUs einen grossen Unterschied macht», erklärt Séverine Gremper, Marketing-Leiterin bei Sorba.

Das in St. Gallen beheimatete Unternehmen entwickelt ihre Software in engem Kundenkontakt. So kann Sorba aktuell und zügig auf Kundenwünsche und -bedürfnisse reagieren. «Jährlich entstehen so mehrere neue Versionen der Sorba-Software», erklärt Séverine Gremper.

Grosser Wert wird dabei auf die Anwenderfreundlichkeit gelegt. Der mobile Tagesrapport gleicht vom Aufbau her dem Papierrapport und ist sehr intuitiv bedienbar. Ausserdem können einige Personalisierungen – wie beispielsweise die Erstellung von Vorlagen – vorgenommen werden. Solche Vorlagen, die man für gleichartige Arbeiten speichert, erleichtern die Erfassung und vermindern die Schreibarbeit.

Bedürfnisgerechte Gesamtlösung

Sorba unterstützt die Kunden bei der Einrichtung intensiv. «Ein Aussendienstmitarbeiter erarbeitet gemeinsam mit dem Kunden das Konzept, geht mit ihm seine Wünsche und Ansprüche durch und steht ihm bei Fragen zur Seite. Ist die Einführung einmal abgesprochen, installieren unsere Mitarbeiter die Software und führen Schulungen durch, damit der Kunde und seine Mitarbeitenden mit der Software vertraut werden», erzählt Séverine Gremper. «Der technische Aufwand ist generell nicht gross.»

Dabei spielt es eine Rolle, wie die erworbenen Daten weiterverwendet werden wollen, sprich: Braucht man die Informationen in der Buchhaltung? Oder vielleicht im Controlling? Wenn ja, dann ist der Aufwand etwas grösser, aber immer noch bescheiden. «Zentral ist jedoch, dass die Geschäftsleitung hinter der Einführung des mobilen Tagesrapports steht und die Mitarbeiter davon überzeugt», so Gremper.

Durch den modularen Aufbau der Software kann der mobile Tagesrapport nahtlos mit anderen Sorba-Modulen verknüpft und in die Gesamtlösung integriert werden. «Beispielsweise werden die erfassten Stunden automatisch in der Stundenkarte hinterlegt und können in der Lohnbuchhaltung verwendet werden.

Zudem fliessen alle Rapporte nach der Zusammenstellung der Rechnung in die Debitorenbuchhaltung ein. Alles in allem können die Prozesse mit jedem weiteren Modul automatisiert und effizienter gestaltet werden. Der Höhepunkt stellt dabei die Gesamtlösung dar, bei der praktisch die ganze Büroarbeit in einer Software stattfindet», erklärt die Marketing-Leiterin.

Das schafft mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens und auch gegenüber Kunden und Ansprechpartnern. Die Geschäftsleitung des Bauunternehmens ist immer aktuell über den Stand und die Vorkommnisse auf einer Baustelle informiert. Da alle Aufwendungen und Tätigkeiten sorgfältig rapportiert sind, dienen sie als Grundlage für Nachtragsofferten und -forderungen, denn nicht verrechnete Bauleistungen bedeuten verschenktes Geld.

App mit erweiterten Funktionen 

Vor kurzem hat Sorba neue Module veröffentlicht. «Eines davon ist die ‹myRapport›-App. Das ist die neuste Version der Tagesrapport-App, welche insbesondere die GPS-Daten besser nutzt. Es werden zum Beispiel die Wetterdaten des Standorts automatisch im Rapport implementiert oder die Baustellen in der Nähe vorgeschlagen», berichtet Séverine Gremper.

Eine weitere Neuheit ist das Dokumentenmanagement-System (DMS). Damit können alle Dokumente zentral in die Cloud abgespeichert und mobil überall abgerufen werden – auch auf der Baustelle.

«Mit der Volltextsuche wird zudem das mühsame Suchen nach bestimmten Dateien einfacher. Dank des DMS müssen also keine schweren Ordner mehr herumgeschleppt werden; eine App reicht», sagt die Marketing-Leiterin. Eine neue Version der Ressourcenplanungs-App wurde ebenfalls veröffentlicht.

«Damit können Mitarbeiter jetzt mobil auf ihren individuellen Plan zugreifen und wissen genau, wo und mit wem sie eingeteilt sind.» Auf grosse Resonanz wird sicherlich auch die Integration von Building Information Modeling (BIM) stossen. Hierbei werden 3D-Modelle mit der Kalkulation verknüpft und so BIM für Bauunternehmen nutzbar gemacht.

«Der mobile Tagesrapport bringt eine klare Zeitersparnis»

Ein wichtiger Schritt für die Digitalisierung von Baustellen ist die Einführung eines mobilen Tagesrapports. Wir haben bei Werner Marty Junior nachgefragt, Inhaber der Marty-Gruppe und Geschäftsleiter Tiefbau, wie die Erfahrungen in der Praxis aussehen.

Was war ausschlaggebend, dass Sie sich für die Softwarelösung «mySorba» beim mobilen Tagesrapport entschieden haben?

Wir arbeiten schon seit mehreren Jahren mit Softwarelösungen von Sorba. Da die Software die verschiedensten Arbeitsprozesse abdeckt, war es für uns klar, dass wir auch die elektronische Rapportierung, mit der von Sorba zur Verfügung gestellten Lösung einführen werden.

Wie sah der Arbeitsprozess vor Einführung des mobilen Tagesrapports aus?

Vor der Umstellung auf die digitale Erfassung der Tagesrapporte wurden diese von Hand ausgefüllt. Das heisst, es wurden Tagesrapporte auf Papier gedruckt und den Polieren abgegeben. Die Poliere schrieben die Stunden für Mitarbeiter, Inventar und das gebrauchte Material von Hand auf den Papierrapport. Der ausgefüllte Rapport wurde im Büro beziehungsweise der zuständigen Person abgegeben. Diese musste dann den Rapport kontrollieren und im System elektronisch erfassen. Mit der digitalen Erfassung entfallen all diese Schritte. Die Bauführer müssen nur noch die elektronischen Rapporte kontrollieren und freigeben.

Werner Marty Junior ist Inhaber der Marty-Gruppe und gleichzeitig deren Geschäftsleiter Tiefbau.
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zvg

Werner Marty Junior ist Inhaber der Marty-Gruppe und gleichzeitig deren Geschäftsleiter Tiefbau.

Wie haben Ihre Mitarbeitenden die Umstellung aufgenommen?

Zum 1. Januar 2018 erfolgte die Umstellung vom klassischen Tagesrapport auf die elektronische Rapportierung. Anfangs hatten einige Mitarbeiter etwas Mühe, sich mit dem iPad zurechtzufinden. Vor allem, wenn sie privat keine solchen elektronischen Mittel brauchten. Mittels Anleitungen und Schulungen konnten aber Unsicherheiten im Handling schnell beseitigt werden. Der Mehrheit der Mitarbeiter war das Bedienen eines iPads bekannt. Mittlerweile beherrschen alle Mitarbeiter das elektronische Erfassen und benutzen dieses System sehr gerne. Im Moment haben wir 35 iPads im Umlauf.

War die Umstellung sehr aufwendig?

Klar gab es einen grossen Aufwand, bis alles umgestellt und alle umgeschult waren. Wir mussten ja iPads organisieren, die benötigten Apps herunterladen, die iPads den Polieren zuteilen und dementsprechend ein Login vorbereiten, Schulungen planen und durchführen und vieles mehr. Jedoch kann durch die elektronische Rapportierung auf der Baustelle die elektronische Erfassung vom Papierrapport im Büro eingespart werden. Schlussendlich sind die Einsparungen grösser als der Aufwand für die Einführung.

Wie bedienungsfreundlich ist die Software nach Ihrer Erfahrung?

Das Erfassen der Tagesrapporte ist an und für sich sehr einfach. Im iPad wird eins zu eins der gleiche Rapport angezeigt, wie er auch auf die Rapportblöcke gedruckt wurde. Der einzige Nachteil ist, dass die Aktualisierung der Baustellen vom System auf das iPad einige Minuten dauert, ansonsten passiert alles ziemlich schnell.

Wie sehen die Arbeitsprozesse heute mit dem mobilen Tagesrapport aus?

Nachdem die Poliere die Tagesrapporte elektronisch erfasst haben, geben sie diese frei und innerhalb von einigen Minuten sehen die Bauführer im Büro die eingetragenen Angaben. Dieser Schritt ist um ein Vielfaches schneller als vor der Umstellung. Die Poliere können mit den iPads alle Lieferscheine fotografieren und das Foto direkt dem Tagesrapport zuordnen. So haben die Bauführer weniger Papier auf dem Tisch und es ist alles viel übersichtlicher. Auch können die Poliere täglich Fotos von der Baustelle machen und dem Rapport anhängen. So sind die Fortschritte der Arbeiten mittels Fotos dokumentiert. Bilder der Baustellen brauchen wir auch, um Referenzblätter zu erstellen. Mithilfe der Zuordnung zum Tagesrapport finden wir nun schneller und einfacher Fotos, die sich dafür eignen. Für das Eintragen der Mitarbeiter und des Inventars müssen alle Ressourcen im Hintergrund im Sorba-System erfasst sein. Das führt dazu, dass alle Mitarbeiter die gleichen Bezeichnungen für die Maschinen und Geräte benutzen müssen. Das bringt bei späteren Arbeitsschritten auch eine klare Zeitersparnis. Die Software ermöglicht das Abspeichern von Vorlagen. So können die Mitarbeiter ihre Gruppe fix eintragen und jeweils nur noch die Arbeitsstunden der Mitarbeiter ergänzen. Diese Funktion trägt ebenfalls zu einer grossen Zeitersparnis bei.

Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Vorteile?

Der grösste Vorteil ist, dass wir insgesamt für den ganzen Prozess weniger Zeit und Ressourcen benötigen. So sind wir natürlich auch nachhaltiger unterwegs, da keine Rapportblöcke mehr gedruckt werden müssen. Auch vermeiden wir Fehlerquellen, da nicht noch eine Drittperson die Rapporte eintippen muss. Durch die Umstellung sind die Arbeitsabläufe der Rapportierung besser geregelt.

Wie sieht ihre Bilanz bisher aus? Haben Sie ausgerechnet, was Ihnen das an Arbeitszeit und Geld einspart?

Summa summarum sind wir überaus zufrieden mit der Umstellung auf die digitale Rapportierung und würden es sofort wieder machen. Man könnte sagen, dass etwa eine 100-Prozent-Arbeitsstelle durch die elektronische Rapportierung eingespart werden konnte.

Planen Sie noch weitere Digitalisierungsmassnahmen?

Wir sind weiterhin auf der Suche nach Massnahmen, dank denen wir systematischer und papierlos arbeiten können. Bestimmte Änderungen haben wir im Moment noch nicht umgesetzt.

Zur Marty-Gruppe

Die Angebotspalette der Marty-Gruppe umfasst allgemeiner Tiefbau, Hochbau, grabenloser Leitungsbau, Baugruben/Aushub, Werkleitungen, Strassenbau, Belagsarbeiten, Pflästerungen, Umgebungsarbeiten, Muldenservice, Natursteinmauer und allgemeine Abbrucharbeiten. Mehr Informationen unter www.marty-gruppe.ch.

Autoren

Freie Mitarbeiterin für das Baublatt.